Le backlog grooming, également appelé backlog refinement ou story time, est un événement récurrent pour les équipes de développement agile. L’objectif principal d’une session de backlog grooming est de préparer pour le sprint planning les user stories du backlog produit prévues pour les prochains sprints. Ces sessions régulières permettent aussi de s’assurer que les user stories pertinentes sont correctement priorisées et que le backlog ne se transforme pas en véritable « black hole ». C’est une activité essentielle mais souvent mal comprise dans les équipes agile. Voyons donc ensemble en quoi elle consiste.
Mon article en bref
Le backlog grooming ou refinement, consiste à analyser, clarifier et prioriser en continu les éléments du backlog pour que les prochaines user stories soient prêtes à être développées.
- Son Objectif principal : préparer les user stories pour les prochains sprints et maintenir un backlog clair, priorisé et “vivant”.
- Ses Objectifs tactiques :
- Découper les stories trop larges en tâches plus petites.
- Clarifier les éléments du backlog et lever les ambiguïtés.
- Vérifier que chaque user story respecte la Definition of Ready.
- Estimer la complexité et les story points avec l’équipe de delivery.
- Qui anime ? Le plus souvent le Product Owner, mais cela peut aussi être le Scrum Master ou le Project Manager. L’essentiel est de faciliter les échanges et maintenir le focus.
- Qui participe ? L’équipe complète : produit, dev, QA, parfois un coach agile. L’objectif est de croiser les expertises pour des stories mieux définies.
- Durée : environ 45 min à 1h, selon la taille du backlog et la préparation en amont.
- Résultat attendu : un backlog clair, priorisé, et “DEEP”
Sommaire
Quels sont les objectifs d’un backlog Grooming (Backlog Refinement) ?
Les sessions de backlog refinement ou « affinage du backlog » en français offrent une opportunité aux Product Managers et Product Owners d’expliquer les raisons stratégiques derrière les items priorisés du backlog. Ces échanges contribuent à améliorer l’alignement au sein de l’équipe cross-fonctionnelle.
Il existe également plusieurs objectifs tactiques lors de ces sessions :
• Segmenter les user stories trop volumineuses en tâches plus petites.
• Discuter des user stories avec l’équipe et répondre aux questions afin d’éliminer toute ambiguïté.
• S’assurer que les user stories à venir respectent la “definition of ready” de l’équipe en y ajoutant les informations contextuelles et les critères d’acceptation indispensables.
• Parfois, le Scrum Master ou le Project Manager, en collaboration avec l’équipe de delivery, profite de la session pour estimer les user stories et attribuer des story points.
De plus, lorsque ces sessions d’agile backlog refinement sont réalisées de manière efficace et à la bonne cadence, elles permettent de maintenir la santé et l’organisation globale du backlog, évitant ainsi qu’il ne devienne un gouffre.
Vous pouvez regarder cette vidéo pour une explication approfondie du backlog grooming et pour apprendre à animer efficacement une réunion de backlog grooming.
Qui anime les sessions de backlog refinement ?
Dans de nombreux cas, le Product Owner ou le Product Manager est chargé d’animer les sessions de backlog refinement. Cependant, cela ne signifie pas qu’ils en sont les seuls responsables. Il n’est pas rare que le Scrum Master (dans les équipes Scrum agiles), le Project Manager ou un autre membre de l’équipe se charge également de mener ces sessions.
Il peut être nécessaire d’expérimenter afin de déterminer qui est la personne la mieux placée pour animer cette cérémonie. Quelle que soit la personne choisie, elle aura la responsabilité de :
• Planifier la session et s’assurer que les bonnes personnes y sont invitées (et qu’elles y participent réellement).
• Garder les discussions sur le sujet et orienter les échanges de manière productive.
• Assumer le rôle de timekeeper et relancer la conversation lorsque l’équipe semble bloquée.
• Envoyer le CR et next steps à l’ensemble de l’équipe après la session.
Ce qui nous amène à la question suivante : quels membres de l’équipe doivent être invités aux sessions de backlog grooming ?
Consultez le guide du Product Manager Agile pour mieux comprendre comment construire de meilleurs produits.
Qui assiste aux réunions de backlog grooming ?
Ces événements se veulent collaboratifs. Cela signifie que l’ensemble de l’équipe cross-fonctionnelle devrait être représenté lors des sessions de refinement. L’expertise combinée des différentes fonctions de l’équipe est indispensable pour détailler efficacement les user stories.
De manière générale, voici quelques fonctions qui devraient être présentes lors d’une session de backlog refinement :
• Facilitateur de la session : il peut s’agir d’un Product Owner, Product Manager, Scrum Master, Project Manager, ou même d’un coach Agile/consultant.
• Product Owner et/ou d’autres représentants de l’équipe produit.
• L’équipe de dev
• Des représentants QA.
Petite précision concernant les participants : bien qu’il soit important de favoriser la collaboration cross-fonctionnelle, il faut éviter de multiplier les points de vue et les opinions. N’invitez donc que les personnes absolument nécessaires à la discussion.
Même si les parties prenantes exécutives souhaitent participer – souvent animées des meilleures intentions – elles n’ont généralement pas besoin d’être présentes durant les sessions de grooming. Les échanges avec les stakeholders doivent être réalisés en amont par le Product Owner ou Product Manager, et non pendant la réunion.
Combien de temps doit durer un backlog grooming ?
Il n’existe pas de durée fixe pour une session de product backlog refinement. En revanche, il n’est pas conseillé de consacrer trop de temps à ces réunions. La durée idéale se situe généralement entre 45 minutes et 1 heure.
L’efficacité est clé durant ces sessions. Il faut veiller à ce que les discussions avancent et restent cadrées. Certaines équipes choisissent ainsi de donner une limite de temps à chaque user story afin d’accélérer le processus. C’est à ce stade que le rôle du PM / PO, Scrum Master ou facilitateur s’avère particulièrement utile. Même si cela peut paraître beaucoup de travail condensé en un laps de temps court, une bonne préparation permet d’avoir des sessions très productives.
Quel est le résultat attendu lors d’une session d’affinage du backlog ?
À l’issue d’une session de product backlog refinement, vous devriez obtenir une liste priorisée de user stories. Les items en haut du backlog doivent être les plus détaillés. Les user stories de grande envergure situées en haut devraient être décomposées en tâches plus gérables. À mesure que l’on descend dans le backlog, les stories peuvent être moins détaillées et plus éloignées de la “definition of ready” de l’équipe. Le travail effectué durant ces sessions conduit à une compréhension partagée plus approfondie et rend les réunions de sprint planning plus fluides et efficaces.
De nombreux praticiens Agile estiment qu’un backlog produit “DEEP” est le résultat clé d’une session de backlog refinement.
Qu’est-ce qu’un backlog produit “deep” ?
DEEP est un acronyme qui indique quelques caractéristiques essentielles d’un backlog produit qie vous pouvez utiliser lors de l’affinage du backlog :
• Detailed Appropriately : les stories et autres items du backlog contiennent suffisamment d’informations contextuelles pour être compris et discutés par l’équipe cross-fonctionnelle.
• Emergent : il est facile d’ajouter de nouvelles stories ou items au gré des nouvelles informations. Rien n’est figé.
• Estimated : l’effort requis pour chaque user story est estimé globalement à l’aide d’une mesure standardisée acceptée par l’équipe.
• Prioritized : les items du backlog sont classés par ordre de priorité, en fonction de leur valeur et des objectifs stratégiques qu’ils servent.
En fin de compte, il appartient à vous et à votre équipe de définir le contenu à aborder lors du backlog grooming selon votre processus et vos besoins spécifiques. En pratique, le backlog refinement n’est pas un événement formel du framework Scrum : c’est une activité continue, intégrée au travail de l’équipe.
C’est avant tout du bon Product Management : une manière de garder le produit aligné, clair et prêt à délivrer de la valeur.
